ต้องบอกเลยว่า ปกติจริงๆแล้ว การทำงานในชมรม จะเลือกอาสาสมัครเข้ามาทำงาน และอาสาสมัครที่อาสาเข้ามา โดยส่วนใหญ่จะอาสามาตามความถนัดของตัวเอง จากที่เห็นใส่ชื่อเป็นรองประธานฝ่ายต่างๆ
และแน่นอนว่า งานอาสาในบางครั้งอาจจะมีการทำผิดพลาดบ้าง หรือไม่ถูกต้องบ้าง อยากให้โอกาสชี้แจงกันไปตามลำดับ
ว่ากันที่เรื่องสำคัญก่อน ที่จำเป็นต้องรีบชี้แจงก่อน คือเรื่องการจัดการในด้านการเงิน โดยเฉพาะเรื่องนี้ คงต้องทำกันอย่างโปร่งใสที่สุด ซึ่งเรื่อ่งนี้ สมาชิกหลายคนได้ติดต่อสอบถามมามาก คงต้องขอตอบในที่นี้เลยว่า การเงินในปีนี้ประธานแบงค์เป็นผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว แม้แต่ทีมงานยังไม่ทราบถึงรายละเอียดใดใดได้เลยจนวินาทีนี้..
งานการเงิน เกี่ยวกับเรื่องบัญชี ปกติแล้วในเรื่องนี้จำเป็นต้องโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้ เพราะเป็นการใช้เงินของชมรม นั่นคือเงินของสมาชิกทุกคน จำเป็นมากๆที่ต้องมีการจัดการที่แน่นอน ไม่ควรจะผิดพลาด โดยปกติ จะมีการทำอย่างรัดกุม เริ่มจากเมื่อได้รับเงินมาจากทีมงานชุดก่อน จะนำเงินไปไว้ในที่ๆเป็นกลางตรวจสอบได้ เช่น อยู่ที่ mit เมื่อจะใช้ก็จะมีการประชุมและมีตัวแทนไปเบิก หรือ มีการเปิดบัญชีในนามของบุคคลที่เชื่อถือได้ โดย จะเปิดเป็นลักษณะใช้ชื่อร่วมกัน 2-3 ชื่อ แล้วแต่ความสะดวกในทีมงานนั้นๆ โดยการเบิกจ่ายจะมีการประชุมต่างๆ ผ่านการเห็นชอบ ผ่านความเห็นของคณะกรรมการ ทีมงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้เกิดความโปร่งใสในการเบิกจ่าย
แต่ในปีนี้ ประธานแบงค์เป็นคนจัดการทำแต่เพียงผู้เดียว โดยไม่ได้ผ่านความเห็นชอบจากกรรมการ ทีมงาน ซึ่งจริงๆแล้วทางทีมงานเองก็เคยได้ชี้แจงบอกกล่าว ถึงความไม่เหมาะสมไปตั้งแต่กลางปีแล้ว.. แต่ในที่สุดจนถึงปลายปี ก็เพิ่งจะได้ทราบความจริงว่า ยังไม่มีการแก้ไขแต่อย่างใด
สมาชิกและทีมงานได้สังเกตุเห็นถึงความโปร่งใส เช่น
-ไม่มีการเปิดบัญชีธนาคารแยกระหว่างบัญชีของชมรม และบัญชีส่วนตัว โดยไม่มีการชี้แจงกับที่ประชุม
-การแจ้งจากแบงค์ว่า การเก็บเงิน โดยใช้วิธีเก็บเงินสดไว้ที่บ้าน?!?! (แล้วเวลาสมาชิกโอนเงินผ่านธนาคาร ต้องเบิกออกมาเก็บไว้ในไหเดียวกันหรือเปล่า?!?)
-การรับโอนเงินจากสมาชิก เข้าบัญชีส่วนตัว อาจจะทำให้เกิดความสับสนระหว่างเงินชมรม และเงินส่วนตัว
-มีการเบิกจ่าย โดยไม่ผ่านที่ประชุม โดยไม่มีผู้ใดรับทราบถึง การเบิกจ่ายนั้นๆ
-ไม่มีการทำบัญชี แยกให้ชัดเจนในแต่ล่ะ กิจกรรม ที่เกิดขึ้น
ถึงอย่างไรก็ดี.. ทางเราก็ให้โอกาสในการชี้แจง ซึ่งการจัดการเงินของชมรมเพียงบุคคลๆเดียวนั้น มันสร้างความโปร่งใสได้ยาก แต่ถ้าทางผู้ทำ(แบงค์) สามารถชี้แจงรายละเอียดได้อย่างชัดเจน ทางเราก็คงยอมรับได้
การทำงานด้านการเงินโดยละเอียด โดยเฉพาะในกรณีนี้เป็นการจัดการเพียงคนเดียว คงต้องชี้แจงด้วยระบบบัญชี ที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้โดยง่าย พร้อมทั้งหลักฐานใบเสร็จ บิล หรือรูปสิ่งของต่างๆ
จึงอยากให้ทางแบงค์ ได้ชี้แจงและจัดทำขึ้นโดยละเอียดเพื่อ คลายความสงสัยให้กับทีมงานและสมาชิก เช่น
- บัญชี ที่สามารถเข้าใจได้ง่าย ขอให้เป็นบัญชีที่เป็นเงินของชมรมจริงๆ เงินของทีมงาน หรือส่วนตัว ใดที่ไม่เกี่ยวไม่จำเป็นต้องเอาออกมาโชว์โอ้อวด เพราะมันจะทำให้เกิดความสับสนในระบบบัญชีนั้นๆได้
การจ่ายเงินส่วนตัวต่างๆของทีมงาน ไม่ต้องบอกก็เชื่อว่าสมาชิกทุกคนรับทราบอยู่แล้ว ถ้าคุณแบงค์จะแจงก็คงต้องแจงทั้งหมดทุกคนทุกอย่าง ไม่ใช่เพียงของตัวเอง
การประสานงานใดๆที่เกิดขึ้น ก็ต้องมีค่าใช้จ่าย ค่าโทรศัพท์ ค่ารถ ค่าจิปถะที่เกิดขึ้น หรือ การประชุม สมาชิกและทีมงามทุกคน คงต้องขับรถส่วนตัวไป และอื่นๆอีกมากมาย นั่นก็คือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว สิ่งเหล่านี้คงไม่ต้องมานั่งชี้แจงกันเพื่อให้เกิดการเอาหน้า หรือสร้างความเห็นใจใดๆ
แทนที่จะมาลงโชว์ในเรื่องค่าใช้จ่ายส่วนตัว ขอเป็นรายละเอียดในเรื่องของ สปอนเซอร์ ที่เราควรให้เกียรติ ลงชื่อเขาให้ครบ ให้กระจ่างน่าจะเป็นการดีกว่า
- หลักฐานและเอกสารกำกับ เนื่องด้วยปีนี้ทางทีมงาน ไม่มีผู้ใดเลยที่สามารถล่วงรู้ถึงการเบิกจ่ายได้ จึงจำเป็นที่จะต้องมีเอกสารหลักฐานมาประกอบในเรื่องบัญชี เพื่อสามารถนำไปตรวจสอบกับตัวเลขที่เกิดขึ้นในการทำบัญชีได้
- การชี้แจง ในการเบิกจ่ายจากที่มีการเบิกจ่าย โดยไม่ได้ผ่านความเห็น หรือการประชุมใดๆ จากทีมงาน จึงจำเป็นต้องชี้แจงโดยละเอียด ว่าเป็นการเบิกจ่ายไปเนื่องจากอะไร
- บัญชีเฉพาะแบนด์เนอร์ และค่าใช้จ่ายในเว็บทำงานมา 2 ปี เพิ่งได้รู้ว่า การเงินตรงนี้ไม่ได้เข้าไปรวมอยู่ในเงินชมรม (ไม่รู้ไปอยู่ไหนมา) ทางเราขอให้นำรวมเป็นรายรับรายจ่ายบัญชีเดียวกับเงินชมรมตามที่มันควรจะเป็น
แต่คงต้องชี้แจงแยกออกจากบัญชีชมรมในวันนี้ก่อน เพื่อให้สะดวกในการตรวจสอบ และจึงค่อยยกเข้าไปรวมเป็นบัญชีเดียวกันเงินชมรมในปีหน้า
บัญชีดังกล่าว เป็นแต่งบัญชีขึ้นอาศัยช่องว่างความไม่รู้ของสมาชิกและทีมงาน จึงอยากให้นำเอกสารต่างๆมาประกอบตัวเลขที่ทำขึ้นด้วย เพราะเพียงแค่นี้ก็พบความไม่ปกติหลายอย่างแล้ว
จะให้ทางทีมงานช่วยในเรื่องของการแก้ไขความบกพร่องของบัญชี ก็ควรจะต้องมีเอกสารมาประกอบ ไม่เช่นนั้น ทีมงานหรือสมาชิกก็คงช่วยแก้ไขให้ไม่ได้
การทำบัญชีข้างต้นที่กล่าวไปแล้ว ดูเหมือนจะเยอะแยะ แต่ถ้ามองกันจริงๆแล้ว มันก็คือการทำบัญชีโดยทั่วไปที่ใครๆเขาก็ทำกัน
คงไม่ได้สร้างภาระให้เพิ่มขึ้นแต่อย่างใด เพราะเชื่อว่าทางแบงค์เองก็คงเห็นความสำคัญและมีการจัดทำไว้อย่างดีอยู่แล้ว เพียงแต่ขอให้นำมาเปิดเผยให้สมาชิกและทีมงานเท่านั้นเอง
และเมื่อ
ครึ่งเดือนที่แล้วทางแบงค์เอง ก็ได้บอกกล่าวเองว่าจะมาชี้แจง ในกระทู้ที่ถูกล๊อคและปล่อยตกหน้าไป
"และเพื่อความโปร่งใสในเรื่องการเงินของชมรม ผมจะแสดงบัญชีชมรมประจำปีให้สมาชิกทุกท่านได้ทราบด้วยครับ"
http://www.siamsubaru.com/subaruboard/index.php?topic=89700.195เพื่อความโปร่งใสจริงๆ
นอกเหนือจากเรื่องบัญชีที่เป็นตัวเงินแล้ว ยังตรวจพบปัญหาเรื่องของแจกจากสปอนเซอร์ด้วย..ที่ยังคงต้องมีการชี้แจงในโอกาสต่อไป!!ในเรื่องของแจกจากสปอนเซอร์ งานคาราวาน ในวันงานตรวจพบว่า มีการนำของแจกมาไม่ครบตามจำนวนที่สปอนเซอร์ให้นำมาแจกกับสมาชิก จนแบงค์ต้องขับรถกลับไปเอามาเพิ่มเติม ซึ่งยังไม่มีการชี้แจงว่าทำไมจะไม่นำมาให้แจกกับสมาชิกให้หมดตามที่สปอนเซอร์ให้มา ในกรณีนี้เป็นการตรวจพบในตอนเช้า ทำให้แบงค์ยอมที่จะขับรถกลับบ้านเพื่อนำส่วนที่ตกค้างไว้มาทำการแจก (ถ้าไม่มีใครรู้ล่ะ ของที่เหลือจะไปอยู่ไหน) ในกรณีของสปอนเซอร์ ทางทีมงานยังพอรู้เห็นว่ามีจำนวนเท่าใด แต่ในเรื่องของการบริจาคของ โดยไม่มีการแจ้งอะไรให้ทีมงานหรือสมาชิกได้รับทราบ จะแน่ใจได้อย่างไรว่า ตรงตามจำนวนที่แจ้งไว้จริงๆ ปล.
เรื่องใดๆในชมรม สมาชิก มีสิทธิ์ที่จะรู้ ที่จะสอบถามเท่าเทียมกับทีมงานทุกคน เพราะนี่คือ ชมรมคาร์คลับ ไม่ใช่ บริษัทจำกัดใดใด ที่ต้องปิดบังบางส่วนของข้อมูล
ชมรมนี้เป็นของพวกเราทุกคนครับ
นอกเหนือจากนี้ในเรื่องปัญหาในเรื่องการทำงานต่างๆ จะนำมาชี้แจงในโอกาสต่อไปครับ
